Even een frisse neus halen tussen het aanpakken van je to-do-lijstje.


Weet u niet zeker hoe u tegenwoordig productiever kunt zijn? Het is zeker een moderne uitdaging. De arbeiders van weleer hadden niet te kampen met afleidingen zoals Instagram,nieuwsberichten over coronavirus, en dergelijke, om nog maar te zwijgen van het concept van multitasking om je voor een echte lus te gooien.

“Elke keer dat we onze aandacht tussen taken verleggen, verliezen we onze focus,” zegt Nicola Brown, een in Nieuw-Zeeland gevestigde efficiëntiecoach en klinisch psycholoog. “Het is aantrekkelijk om dit te doen – bijna verslavend – omdat onze hersenen elke keer dat we overschakelen naar een nieuwe bron van stimulatie een kleine dosis dopamine afgeven. Maar om vooruitgang te boeken, moeten we ons lang genoeg concentreren op de taak die voor ons ligt om deze te voltooien.”

Om u te helpen gefocust te blijven enverpletter je to-do lijst, Gastromium sprak met experts om hun beste tips voor maximale productiviteit te leren.

Focus op je “waarom”

Er gaat niets boven een wereldwijde pandemie die je dwingt om elk aspect van je leven opnieuw te beoordelen. Maar als u uw werk als zinvol beschouwt, zult u harder werken en daardoor productiever zijn. Vraag jezelf aan het begin van de dag af wat je leuk vindt (of echt leuk vindt) aan je werk en welke waarde je creëert voor je collega's of klanten. “Het zal een onmiddellijk, positief effect hebben op je denkwijze en persoonlijke energie,” stelt Steve Farber voor, president van het in San Diego gevestigde bedrijf voor leiderschapscoaching Extreme Leadership.


Check je e-mail in blokken

Wanneer u uitzoekt hoe u productiever kunt zijn, wilt u ongetwijfeld e-mail aanpakken. Als je de hele dag bezig bent met het opschonen van je e-mailinbox, heb je minder tijd om je op je taken te concentreren.

“Stel drie specifieke tijden per dag in om uw e-mails te bekijken,” zegt Alex Moore, CEO van het in Mountain View, Californië gevestigde e-mailproductiviteitsbedrijf Boomerang. 'Onderzoek toont aan dat'het duurt 64 seconden om volledig te herstellen van een e-mailonderbreking, dus als u slechts drie keer per dag uw e-mail controleert, kunt u mensen 20% tijd besparen.”


Geef prioriteit aan je takenlijst

Voeg “organiseer uw takenlijst” zo snel mogelijk op je to-do lijst, anders riskeer jeploegen door je werkzonder begin of einde in zicht.

Je eerste stap is om al je taken in één lijst te ordenen in plaats van er een op je telefoon en een op je bureau te hebben, plus een paar willekeurige post-it-notities met koffievlekken, zegt Matt Girvan, mede-oprichter en president van My Gung Ho, een in Californië gevestigd bedrijf voor productiviteitsapps.


De volgende stap is om de vijf tot tien taken te kiezen die het meest cruciaal zijn. 'Dit verkort je gigantische takenlijst meteen en stelt je in staat je te concentreren op wat echt belangrijk is', zegt hij.

Schrijf ook een to-don’t-lijst

“Als je eenmaal hebt besloten wat je het meest moet doen op een dag,” zegt Brown, 'schrijf ook een lijst van wat je bent'nietgaan doen, om vooruitgang te boeken op je prioriteiten.'

Schrijf op dat je sociale media pas checkt als je klaar bent met het schrijven van een artikel, of dat je je teksten pas checkt als je klaar bent met het versturen van bijvoorbeeld vergaderagenda's.

“Door op te schrijven wat we niet gaan doen, worden we ons bewust van onze afleiding en kunnen we terugverwijzen naar onze eigen intentie zodra we van nature de drang voelen om over te schakelen naar een nieuwe taak,” ze zegt.


Gebruik je tijd (en agenda) verstandig

Val niet in het drijfzand van de werkdagde hele dag in Zoom-vergaderingen zitten, het beantwoorden van e-mails en het afronden van druk werk.

“Tijd blokkeren is een truc om verantwoording af te leggen,” zegt Claire Tompkins, een rommelcoach en timemanagementexpert uit San Francisco. “Je eert de tijd waarvan je weet dat je die aan dat project moet besteden.” Als andere mensen uw agenda's kunnen zien, markeer deze tijd dan als bezet, zodat uw tijd vergadervrij en ononderbroken blijft.

Leer je optimale focustijd kennen

Ben je meer gefocust als je 's ochtends op je werkruimte komt met een dampende hete mok koffie, of nadat je een paar uur in de zone bent geweest?

“Let op wanneer je het meest alert bent en hoe lang je productief kunt blijven,” zegt Tomkins. “Plan uw belangrijke werk voor dat tijdstip en die tijdsduur.”

Als je je realiseert dat je je maar een uur echt kunt concentreren zonder dat je geest (en muis!) afdwaalt, plan dan een korte pauze in na elk uur ononderbroken focus.

Weersta de drang om te multitasken

Je denkt misschien dat je geweldig bent in het naadloos van de ene taak naar de andere gaan terwijl je naar muziek luistert of de televisie aan hebt als achtergrondgeluid, maar is dat echt zo?

“We zijn veel effectiever en productiever als we ons concentreren op individuele taken,” zegt Girvan. Door dit te doen, zult u merken dat u meer vooruitgang boekt, werk van hogere kwaliteit produceert en productiever bent. (Win-Win-Win!)

Stel de “Vijfminutenregel”

Als je een taak in vijf minuten of minder kunt doen, doe het dan meteen in plaats van het op een metaforisch laag pitje te zetten.

“Als je een minuut of zo besteedt aan het begrijpen van een taak, maar geen actie onderneemt, moet je later teruggaan en jezelf opnieuw vertrouwd maken met de taak,” zegt Girvan. “Vermenigvuldig dat met honderden keren per week, en je zult al snel zien dat er grote hoeveelheden tijd worden verspild die beter besteed hadden kunnen worden.”

Volg je voortgang

Vier uw prestaties (groot en klein) door uw voortgang bij te houden. Het is tenslotte een stressvolle tijd om te werken, en elk excuus om jezelf een schouderklopje te geven, moet je benutten.

“Het is gemakkelijk om de voortgang die we maken uit het oog te verliezen” zegt Lisa Skeete Tatum, oprichter en CEO van Landit, een in New York City gevestigd hulpmiddel voor loopbaancoaching voor vrouwen. “Schrijf ze op en reflecteer elke week om er zeker van te zijn dat je vooruitgang boekt in de richting van je doelen.”

Neem korte pauzes

Jij bent niet het Energizer Bunny; het is oké om pauzes te nemen. (Neem niet elke vijf minuten een pauze van vijf minuten.)

“Neem een ​​korte pauze van vijf minuten en sluit je ogen, maak een wandeling of mediteer. Doe wat je moet doen om je vuur weer aan te wakkeren voor de laatste werkdag,” zegt Farber.

Strek je ledematen, vul je waterfles of koffiemok en ping collega's om hallo te zeggen. Niemand verwacht dat je een robot bent.

Dit is een rare tijd om te proberen te leren hoe je productiever kunt zijn, maar het is ook een geweldige tijd om dat te doen. Kun je in deze tijd wel wat meer hulp gebruiken? Word vandaag gratis lid van Gastromium. Als lid krijg je loopbaanadvies, praktische tips voor werken en tips voor het zoeken naar werk rechtstreeks in je inbox.