'Onze beheerders zijn levensaders die ons van onze meest essentiële informatie voorzien en onze verantwoordelijkheden en middelen gecoördineerd houden', zegt Marc Wright, oprichter en directeur van Martinez & Wright Homeownership Partners in Los Angeles. 'Als ze ons onduidelijke of onnauwkeurige berichten sturen, eindigen we als lunch van iemand anders.'
Omdat e-mail de voorkeursmethode is voor zakelijke communicatie en er een grotere verantwoordelijkheid wordt gelegd bij administratieve medewerkers, zijn goede schrijfvaardigheden een must voor effectieve, productieve en waardevolle werknemers.
'In deze competitieve tijden moet iedereen snel en volledig informatie kunnen delen', zegt Wright. Aangezien de werknemers van het bedrijf veel gebruik maken van e-mail en instant messaging, is effectieve schriftelijke communicatie essentieel.
'Als [onze beheerders] niet precies zijn met communicatie met externe partijen, zullen ze ons blootstellen aan juridische stappen of onze onderhandelingspositie in gevaar brengen', zegt hij. 'Je zou kunnen zeggen dat we leven en sterven door twee dingen: de steun van onze admins en de snelheid en nauwkeurigheid van de schriftelijke communicatie van elk lid van ons team.'
Om er zeker van te zijn dat je de 'schrijf'-dingen hebt, volg je deze tips vanSteve Peha, een schrijfcoach gevestigd in Chapel Hill, North Carolina:
- Gebruik het juiste lettertype:De meeste standaardlettertypen, zoals Times en Arial, zijn moeilijk te lezen op het scherm. 'Je kunt het aantal gemiste typefouten verminderen door over te schakelen naar Verdana', stelt Peha voor. 'Het is speciaal ontworpen om op een computerscherm te worden gelezen.' Als uw bedrijf een bepaald lettertype nodig heeft, stelt u uw tekst op in Verdana en wijzigt u de lettertypen net voor het afdrukken.
- Maak het persoonlijk:'Zaken schrijven lijkt nu een stuk informeler dankzij e-mail', zegt Allison Heartinger, een voormalig executive assistant in Dallas. 'Zelfs mijn officiële e-mails leken altijd spraakzamer dan formele brieven van weleer. Ik liep altijd op de dunne lijn tussen te nonchalant zijn - of te streng.'
Om er zeker van te zijn dat u zich niet aan beide kanten van de vergelijking vergist, stelt Peha voor om u voor te stellen hoe het zou zijn om uw documenten te lezen en na te denken over de vraag of u (of de persoon voor wie u schrijft) die woorden ook daadwerkelijk zou zeggen. 'Veel mensen denken ten onrechte dat zakelijke communicatie onpersoonlijk moet zijn', zegt Peha. 'Maar dat is een recept om niet gelezen te worden.' - Lees het en oogst:Het lijkt voor de hand liggend, maar de meeste mensen lezen hun e-mails niet na, en dat kan ervoor zorgen dat je er lui uitziet. Ontbrekende woorden en typefouten zijn een gemakkelijk excuus voor mensen om je niet serieus te nemen.
'Lees je werk hardop voor,' raadt Peha aan. 'Je ziet niet alleen typ- en grammaticafouten, maar je kunt ook zien of de toon goed is.
BONUS TIP: De spellingcontrole is niet je vriend. Het slaat bijvoorbeeld homoniemen over. Vertrouw er op eigen risico op. - Vermijd afgezaagde zakelijke taal:'Voorraadzinnen als 'voor wie het aangaat' en 'het is ons opgevallen' zijn afknappers, omdat we psychologisch materiaal willen lezen dat op ons betrekking heeft', merkt Peha op. 'Zinnen als deze sturen meestal een onpersoonlijke boodschap af.' Als je deze termen gebruikt, laat ze dan vallen. Je zult vaak merken dat je de hele zin kunt schrijven zonder de zin.
BONUS TIP: We schrijven vaak lang als we formeel schrijven, maar kortere zinnen zijn gemakkelijker te begrijpen. Als uw zin uit meer dan drie delen of 20 woorden bestaat, kunt u deze waarschijnlijk inkorten. - Maak het gemakkelijk leesbaar:Will Getter moet veel briefings schrijven voor de projectmanagers van IDEO in Palo Alto, Californië. 'Meestal is hun tijd zeer beperkt, dus hoe beknopter, vollediger, duidelijker en uitgebreider mijn e-mails zijn, hoe beter ze geïnformeerd zijn', zegt hij.
Dat is een goede strategie. 'De meeste mensen lezen zakelijke documenten niet op dezelfde manier als boeken - ze gaan doorbladeren', zegt Peha. 'Dus koppen, opsommingstekens, cijfers en andere manieren om de inhoud van het stuk aan te geven, maken het waarschijnlijker dat je informatie wordt gelezen.'
Volg deze tips dus als u op het werk communiceert. Ze helpen u niet alleen om effectievere documenten te maken, ze vergroten ook uw kansen op professioneel succes.