Benadruk uw organisatorische vaardigheden tijdens een sollicitatiegesprek met een beheerder.


Administratieve banen zijn nodig in bijna elke branche, waardoor ze een van de populairste functies zijn voor zowel werkgevers als werkzoekenden. Als u weet hoe u sollicitatievragen van een administratief medewerker moet beantwoorden, krijgt u een voordeel. Beheerders zijn ook enkele van de hardst werkende werknemers; ze multitasken achter de schermen om ervoor te zorgen dat de voorraadkast altijd goed gevuld is, facturen op tijd worden verwerkt en de leidinggevenden weten waar en wanneer ze moeten zijn.

Vanwege de cruciale administratieve functies hebben werkgevers hoge verwachtingen van kandidaten die op deze banen solliciteren. Maak je echter geen zorgen - na jebeheerder cvwows een personeelsmanager, hebben we vijf vragen geïdentificeerd die u kunt verwachten bij een administratief sollicitatiegesprek en hoe u zich hierop het beste kunt voorbereiden.

VRAAG: Hoe ga je om met stress?

Intentie:Hoewel het een moeilijke vaardigheid is om onder de knie te krijgen, is het een must om met meerdere opdrachten tegelijk te kunnen jongleren - en het hoofd koel te houden - voor een lucratieve administratieve carrière. Werkgevers willen er zeker van zijn dat u een strategie heeft om de eisen van het werk aan te kunnen zonder te bezwijken onder de druk.

Antwoord:Geef een voorbeeld van hoe je bij een vorige baan goed hebt gepresteerd onder druk. Bijvoorbeeld: “Toen ik een paniekerig telefoontje kreeg van een van de leidinggevenden, moest ik alles laten vallen om een ​​wijziging verwerkt te krijgen.Communicatie was de sleutel; Ik legde de situatie uit aan de andere managers en vertelde hen dat hun verzoeken tijdelijk in de wacht stonden, zodat ik de baas kon verzorgen. Door wat extra uren te werken, kon ik zijn deadline halen zonder achter te lopen op mijn andere opdrachten.”


VRAAG: Waarom wil je administratief medewerker worden?

Intentie:Hoewel administratief werk voor sommigen vervelend kan zijn, vinden veel mensen het leuk. Wervingsmanagers willen er zeker van zijn dat u oprecht geïnteresseerd bent in de verantwoordelijkheden van het werk, vooral gezien het feit dat gelukkige werknemers productiever zijn,onderzoek van de Universiteit van Warwickgevonden.

Antwoord:Je kunt natuurlijk niet zeggen: 'Omdat ik een baan nodig heb.' Je beste benadering is om te beschrijven wat je leuk vindt aan administratief werk, zegt Christen Garcia, een faculteitslid human resources aan het Ashworth College, dat een opleiding tot administratief medewerker aanbiedt. Vind je het leuk om bezoekers op kantoor te verwelkomen (“ik ben heel extravert”), of reisplannen te organiseren (“ik vind het leuk om de beste deals voor hotels te vinden”), of het invoeren van gegevens (“Ik hou van detailgericht werken” ;)? Zeg het!


VRAAG: Welke computervaardigheden heb je?

Intentie:U zult waarschijnlijk het grootste deel van uw dag achter een computer zitten en u zult deze niet gebruiken om Twitter te controleren. “Werkgevers willen zien dat u op de hoogte bent van administratieve technologie,” zegt Diane Crompton, loopbaancoach en auteur vanVind een baan via sociale netwerken. Sommige bedrijven kunnen van u eisen dat u tests doet voor bepaalde programma's, zegt Crompton.

Antwoord:Een manier om uw technische expertise aan te tonen, is door het juiste jargon te gebruiken bij het beantwoorden van vragen van een administratief medewerker. “Geef specifieke terminologie weg,” zegt Garcia. Bij het beschrijven van jeExcel-vaardighedenu kunt het bijvoorbeeld hebben over het proces van het maken van grafieken, formules, macro's of draaitabellen. Indien mogelijk invlechtenstatistieken die uw prestaties kwantificeren, zegt Amber Rosenberg, een loopbaancoach uit San Francisco die gespecialiseerd is in interviewvaardigheden. (“Ik heb procedures voorgesteld die de gemiddelde orderverwerkingstijd van ons bedrijf van 10 minuten naar vijf minuten hebben teruggebracht.”)


VRAAG: Vertel eens over een keer dat je te maken had met een moeilijke klant of klant.

Intentie:Sommige ondersteunende banen zijn interne functies, terwijl andere functies, zoals receptionisten, interactie hebben met klanten of klanten. Hoe dan ook, “wervingsmanagers willen uw onderlinge relatievaardigheden beoordelen enhoe je conflicten verspreidt,” zegt Crompton.

Antwoord:Elke vraag die begint met, “Vertel me over een moment waarop…” is eengedragsinterview vraag, waar werkgevers uw ervaringen en gedrag uit het verleden gebruiken als indicator voor uw toekomstige succes. In dit geval is het dus belangrijk om een ​​boeiende anekdote voor te bereiden over wanneer je je communicatieve vaardigheden en professionele houding hebt gebruikt om te reageren op een moeilijke klant of klant.

Crompton raadt aan om je antwoord te formuleren door uit te leggen hoe het probleem is ontstaan, hoe je de situatie hebt geanalyseerd en hoe je het probleem diplomatiek hebt opgelost. Bijvoorbeeld: “Bij mijn laatste baan klaagde een klant boos dat een zending te laat was. Ik verontschuldigde me uitgebreid en kon de zending volgen en zag dat de vrachtwagen van onze chauffeur kapot ging, wat de levering vertraagde. Ik legde dit uit aan de klant en bood haar een korting aan op haar volgende bestelling om de zaken te vergemakkelijken.”

VRAAG: Hoe blijf je georganiseerd?

Intentie:Sterkorganisatie vaardighedenzijn een must voor administratieve of ondersteunende functies, met name voor uitvoerende assistenten, zegt Crompton. Immers, als je je niet kunt organisereneigenschema, hoe ga je je baas helpen georganiseerd te blijven?


Antwoord:Wees specifiek wanneer u beschrijft hoe u uw tijd en werkruimte bijhoudt. Welk berichtensysteem en agendaprogramma's gebruikt u? Heb je een speciale mand of een kleine plank voor lopende projecten? Hoe voorkom je dat er zich rommel op je bureau ophoopt? Door te laten zien hoe u deze systemen of praktijken beheerst, kunt u een aantrekkelijkere sollicitant worden.

Krijg meer antwoorden

Beheerders doen veel werk voor een bedrijf, dus het is logisch dat de sollicitatievragen van de administratief medewerker betrekking hebben op een aantal verschillende vaardigheden. Sommige antwoorden komen sneller en gemakkelijker naar je toe dan andere, maar maak je geen zorgen als je vastloopt. Er zijn middelen beschikbaar om u te helpen opvallen bij bedrijven, zowel tijdens het sollicitatieproces als nadat u bent aangenomen. Meer weten? Word vandaag nog gratis lid van Gastromium. Als lid ontvang je inzichten in sollicitatiegesprekken, loopbaanadvies en tips voor het zoeken naar een baan, rechtstreeks in je inbox. Van timemanagement tot klantenservice, je zult ontdekken hoe je de touwtjes in handen kunt nemen en jezelf kunt leiden langs een veelbelovend carrièrepad. Vertrouw op de experts van Gastromium om superwaardevolle loopbaanlessen te geven, allemaal zonder kosten voor jou.